Docházka – jak ji správně a přehledně evidovat

Pořádek v docházce svých zaměstnanců by měl mít každý zaměstnavatel bez ohledu na to, jak je firma velká. Evidence pracovní doby je ze zákona povinná a každá firma ji musí vést. Docházka jednotlivých zaměstnanců by měla být přehledně, dohledatelně a jasně zaznamenávána a archivována. 

Co musíte evidovat a co je jen čistě na vás

Ze zákona je povinné vést evidenci pracovní doby – tedy čistě čas strávený na pracovišti výkonem zadané práce. Počítají se sem i:

• práce přesčas
• noční směny
• práce o víkendech a svátcích nebo povinné zákoníkem práce stanovené přestávky 
• doba pracovní pohotovosti – výkon práce v pracovní pohotovosti i držení pracovní pohotovosti bez výkonu samotné práce. 

Evidence docházky není ze zákona povinná – docházka určuje dobu, po kterou se zaměstnanec zdržoval v objektu pracoviště, ne pouze čistě odpracovaný čas. V praxi to znamená, že zaznamenává celou dobu, kdy do práce zaměstnanec dorazil – většina lidí na pracoviště chodí dříve a odchází později, než mu určuje pevná pracovní doba. 

Forma vedení evidence

Ze zákona je dáno, že pracovní dobu evidovat zaměstnavatel musí – není však uvedeno jakým způsobem. Podmínkou je jen to, že záznamy musí být jednoduše dohledatelné, čitelné a správné. Vést ji tak podniky mohou jak písemně, tak i elektronicky. V menších podnicích čítajících jen pár zaměstnanců není problém vést docházkový systém písemně, ovšem ve větších podnicích je nejrozumnější a nejpřehlednější vést elektronickou evidenci. 

Elektronická evidence je nejčastěji v podobě otisku prstu či obličeje zaměstnance, čipu nebo čipových karet. Záznamy se uchovávají v počítači a vždy je jasně vidět, kdy zaměstnanec do práce dorazil a kdy ze zaměstnání odešel.

Biometrická identifikace

V moderních firmách a větších společnostech je čím dál běžnější používání biometrické identifikace zaměstnanců. Tak se snaží firmy vyloučit možnost oklamání zaměstnavatele při použití jiných prostředků – identifikačních karet nebo docházkových systémů. Ovšem používání biometrických znaků je považováno za sdílení citlivých osobních údajů a zaměstnanec tak k tomuto způsobu musí dát svůj osobní souhlas.

Používání biometrických znaků nesmí být zaměstnavatelem zneužíváno – toto ošetřuje i zákon. Může být použito pouze pro evidenci docházky, nikdy k jiným účelům – jako například otevřené i skryté sledování pohybu zaměstnance na pracovišti.